Office Coordinator

Promise Group jest wiodącym partnerem Microsoft w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, oferującym szeroką gamę produktów i usług dla klientów z różnych sektorów gospodarki, w tym finansów, telekomunikacji, mediów, energetyki, produkcji, handlu, usług, administracji publicznej, edukacji i opieki zdrowotnej. Firma działa od 1991 roku, a od 1996 roku jest największym dostawcą rozwiązań Microsoft w Polsce. Promise Group specjalizuje się w optymalizacji licencjonowania oprogramowania, projektowaniu, wdrażaniu i utrzymaniu systemów informatycznych oraz tworzeniu aplikacji biznesowych. 

Obecnie poszukujemy utalentowanych osób, które dołączą do naszego zespołu w roli Office Coordinator!

Główne obowiązki:

• Zapewnienie ogólnej administracji biurowej.
• Planowanie i zarządzanie zaopatrzeniem biura, zapewnienie, że wszystkie materiały oraz sprzęt są zaopatrzone i funkcjonalne.
• Utrzymywanie kontaktów z dostawcami, usługodawcami, administracją budynku oraz koordynowanie konserwacji i napraw.
• Zarządzanie przestrzenią biurową i rezerwacjami sal konferencyjnych.
• Zarządzanie budżetem biura, śledzenie wydatków i zapewnianie efektywności kosztowej.
• Organizowanie wydarzeń dla pracowników, takich jak wyjazdy, wycieczki, zajęcia integracyjne i inne wydarzenia wewnętrzne.
• Obsługa korespondencji lokalnej i międzynarodowej, zapewnienie terminowej dystrybucji.
• Witanie odwiedzających, zarządzanie gośćmi i tworzenie profesjonalnego i przyjaznego środowiska.
• Współpraca i wsparcie różnych działów w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania biura i wsparcia przepływu pracy.

Nasze wymagania:

• Co najmniej 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku, najlepiej w organizacji międzynarodowej.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne
• Gotowość do pracy 5 dni z naszego warszawskiego biura :)
• Umiejętność ustalania priorytetów zadań i zarządzania wieloma obowiązkami jednocześnie.
• Umiejętność obsługi wielu interesariuszy z zachowaniem wysokiego poziomu profesjonalizmu we wszystkich interakcjach.
• Działanie jako rzetelny i godny zaufania partner z proaktywnym podejściem i silnymi umiejętnościami rozwiązywania problemów.
• Biegła znajomość języka polskiego z doskonałymi umiejętnościami komunikacji werbalnej i pisemnej.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2 lub wyższym, z silnymi umiejętnościami komunikacyjnymi.
• Biegła znajomość aplikacji MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Znajomość obsługi urządzeń biurowych (drukarki, skanery, kopiarki).

Oferujemy:

• Pracę z największym partnerem Microsoft w Polsce
• Stabilne zatrudnienie w firmie istniejącej na rynku od ponad 30 lat.
• Niekorporacyjne środowisko z naciskiem na wysoki poziom współpracy między zespołami i członkami zespołu
• Możliwość doskonalenia umiejętności organizacyjnych (ścisła współpraca z działem HR przy organizacji różnych wydarzeń pracowniczych, spotkań poza siedzibą firmy itp.)
• Pakiet benefitów - karta Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie, dofinansowanie do nauki języka angielskiego. Dodatkowo świeże owoce w każdą środę i lody w czwartki w miesiącach letnich!

Nasze wartości:

Promise Group jest zaangażowana we wspólne podnoszenie kompetencji technologicznych i inspirowanie osób i organizacji do osiągania pełnego potencjału. Nasza kultura opiera się na otwartej komunikacji, wzajemnym szacunku, odpowiedzialności, zaufaniu i zaangażowaniu. Stawiamy na przejrzysty dialog i aktywne słuchanie, cenimy różnorodne perspektywy i utrzymujemy zdrowe relacje poprzez konstruktywne rozwiązywanie problemów. Bierzemy odpowiedzialność za nasze działania, dotrzymujemy obietnic i uczymy się na błędach. Zaufanie ma fundamentalne znaczenie; unikamy powierzchownych osądów i budujemy silne więzi. Nasze zaangażowanie w ciągłe doskonalenie napędza nas do doskonalenia naszych umiejętności, podejmowania nowych wyzwań i realizowania innowacyjnych inicjatyw, zapewniając pozytywny wpływ na naszych klientów, pracowników i szerszą społeczność.